Etre efficace dans la rédaction et la gestion de ses mails
Validation : Attestation de fin de formation
Durée
2 jours -14 heuresProchaines sessions
Public
Toute personne amenée à rédiger des e-mails dans son quotidien professionnelTarif
780 € HTLa formation
- Utiliser les mails quand c’est nécessaire.
- Organiser et structurer un message court.
- Maîtriser les conventions de la langue française.
- Privilégier la concision et la clarté.
- Intégrer les bonnes pratiques liées à l’utilisation de la messagerie Outlook.
- Piloter son activité en utilisant Outlook de façon optimale.
Pré-requis
- Pas d’exigence requiseCONTENU DE LA FORMATION
Choisir le mail plutôt que la lettre ou le téléphone
• Entre l’oral et l’écrit : pourquoi opter pour l’e-mail ?
• Portrait du rédacteur : quels sont les principes à exploiter ?
• Portrait du lecteur : comment adapter le message au(x) lecteur(s) ?
Respecter les conventions
• Adapter les règles de la communication écrite à la rédaction des e-mails
• Protéger l’image de l’entreprise
• Utiliser un style spontané dans le contexte professionnel
• Rester clair et concis
• Prévenir les pièges de la communication par e-mail
• Rédiger l’objet du message de manière efficace
• Repérer les formules de politesse
Rédiger de manière efficace pour plus de cohérence entre message, objectif et style
• Écrire pour communiquer
• Écrire pour faire agir
• Écrire vite en restant fidèle à sa pensée
• Soigner la présentation et la syntaxe
• Choisir les tournures de phrase et les mots
• Organiser le message : appliquer les modèles de plans à l’e-mail
• Connaître les abréviations usuelles.
Optimiser l’interface de l’outil de messagerie :
- Gérer l’affichage, les volets, les fractionnements.
- Personnaliser l’interface en fonction de son activité : volet des dossiers, volet de lecture, barre de tâches.
Utiliser les outils « gain de temps » :
- Créer et utiliser les modèles de mails.
- Créer et utiliser les Insertions automatiques avec la fonction QuickPart.
- Utiliser les options de correction automatique et autres raccourcis clavier pour automatiser la saisie.
Gérer les mails à l’arrivée :
- Organiser ses dossiers de courrier.
- Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
- Utiliser la méthode CAP pour :
- Rationnaliser le traitement des mails.
- S’organiser en appliquant les principes de gestion du temps.
Planifier et organiser ses activités avec le gestionnaire de tâches :
- Distinguer l’utilisation du calendrier (agenda) et celle du gestionnaire de tâches.
- Utiliser le gestionnaire de tâches pour centraliser toutes les actions à réaliser :
- Transformer un mail en tâche.
- Définir des échéances et des rappels.
- Regrouper les tâches par catégories pour faciliter la gestion des priorités.
- Créer des dossiers pour organiser les tâches longues et complexes ou un projet.
- Planifier et suivre des actions périodiques.
- Affecter (déléguer) et suivre une tâche.
Calendrier
LES POINTS FORTS
Groupe restreint pour travailler sur les besoins spécifiques et optimiser le temps de formation
DÉMARCHES PÉDAGOGIQUES
Apports de méthodes
Exercices concrets
Prise de conscience de son style et de l’impact sur les lecteurs.
Formateur
Intervenant sélectionné par le CEPPIC pour ses compétences techniques et son expérience significative tant sur le sujet traité qu’en matière de pédagogie
EVALUATION
Evaluation des acquis tout au long de la formation avec les exercices pratiques et les quizz.
Fiche d’évaluation de la formation en fin de stage.
Attestation de fin de formation accompagnée de la fiche programme à destination du stagiaire
